نصائح لتنظيم الاجتماعات عن بعد

تشجع جمعية مرسال العمال و أرباب العمل العرب على استبدال اللقاءات الفعلية باللقاءات الافتراضية لتجنب خطر العدوى بفيروس الكورونا ،و لهذا تقدم لكم أهم النصائح لتنسيق إجتماعات افتراضية ناجحة:

برامج الفيديو كخيار أمثل:
يعتبر استخدام التكنولوجيا الحديثة وبرامج الفيديو كحل أمثل للاجتماعات الناجحة، حيث توفر برامج الفيديو الشعور للمشاركين بأنهم جميعًا متواجدون في الاجتماع “ذاته” مقارنة مع الاتصالات الهاتفية التقليدية، مثل:
Microsoft Team و Hangouts و Zoom و Skype و GoToMeeting
جعل المشاركة الصوتية الخيار الثاني:
قم دائمًا بتوفير خيار طلب صوتي. يمكن أن تعمل برامج الفيديو بشكل جيد للغاية، ولكنها تعتمد على وجود اتصال قوي بالأنترنت التي قد لا تكون متاحة لجميع الأشخاص لذا يحتاج الأشخاص إلى القدرة على المشاركة عبر الصوت.
اختبار التكنولوجيا في وقت مبكر:
لا يمكن لشيء أن يزيد من توتر بداية الاجتماع مثل التأخير لمدة 15 دقيقة لأن الأشخاص يحتاجون إلى تنزيل البرامج، ولا يمكنهم تشغيل الفيديو، وما إلى ذلك. قبل الاجتماع الظاهري، يجب على جميع المشاركين اختبار التكنولوجيا والتأكد من أن البرنامج يعمل بشكل جيد مع الميزات الرئيسية.
تأكد من أن الوجوه مرئية:
تكون مؤتمرات الفيديو أكثر فعالية عندما يتمكن الأشخاص من رؤية تعابير وجه بعضهم البعض ولغة الجسد. اطلب من الأفراد الجلوس بالقرب من كاميرا الويب الخاصة بهم للمساعدة في إعادة تكوين العلاقة كما في الاجتماعات العادية.
التزم بأساسيات الاجتماع:
حدد أهدافًا واضحة وأرسل قراءة مسبقة إذا كان ذلك مناسبًا قبل المحادثة. استخدم جدول الأعمال وحدد القواعد الأساسية للاجتماع وأخذ فترات الراحة، وحدد بوضوح الخطوات والمدة الزمنية لها.
قلل مدة الشرح:
الشيء الأسوأ من الشرح لساعات طويلة والمماطلة في المحادثات هو المماطلة خلال اجتماع عبر الانترنت. ينبغي أن تكون الاجتماعات مناقشات. يجب تقديم معلومات أساسية مسبقًا.

إذا كنت مضطر للشرح الطويل فاستخدم مشاركة الشاشة لتوجيه المحادثة، بحيث يمكن للحضور حرفياً أن يكونوا على نفس الصفحة. لكن قم بإعطاء الأولوية للمحادثة لزيادة الوقت الذي ينظر فيه الناس إلى بعضهم البعض.

تعيين شخص مسؤول عن إدارة النقاش:
عادةً ما يكون إدارة المناقشة الافتراضية أصعب من إدارة المناقشة العادية. قد يكون من المفيد تعيين فرد واحد لتوجيه المحادثة، مما يسمح للمشاركين الآخرين بالتركيز على المحتوى. يجب أن يكون هذا الشخص قادرًا أيضًا على حل الأسئلة الأساسية المتعلقة بالتكنولوجيا المستخدمة.
الالتزام بأدآب الحديث:
دخول الأصوات ببعضها البعض هو أحد أكثر الجوانب صعوبة في إدارة اجتماع افتراضي لذا يجب الالتزام في اداب الحديث و تحديد الأدوار للتحدث، قد يكون من الأفضل الاتفاق على إشارة معينة للتحدث كرفع اليد مثلا.
التقليل من الضوضاء:
حاول أن ترسل للمشاركين تعليمات مسبقة حول الوسائل المتاحة لتقليل الضوضاء كفتح المايك فقط عند التكلم وإغلاقه بعد ذلك مرة أخرى.
لا تخف من معالجة القضايا الصعبة:
قد يبدو الاجتماع عن بعد مقلق لكنك ستندهش من مقدار ما يمكنك الخروج منه بمجرد أن تبدأ أنت وفريقك بالارتياح للعمل بهذه الطريقة. قد يبدو من الطبيعي الانتظار لمناقشة القضايا الصعبة حتى يكون الجميع في حضورهم الشخصي، ولكن هذا قد لا يكون خيارًا لذلك لا تخجل من الموضوعات المثيرة للجدل عبر اجتماع افتراضي.
وجود فترة للتدريب:
تدرب مرة أو مرتين مع فريقك. بعد اختتام الاجتماع، اجمع التعليقات حول التجربة كما الذي سار بشكل جيد؟ وما الذي لم يفعل؟ كيف يمكنك تطوير اجتماعاتك الافتراضية لجعلها مثمرة كما لو كنت تلتقي شخصيًا؟