الإدارة السليمة تخلق الأساس لجميع أنشطة الجمعية.

يجب أن تكون أنشطة الجمعية غير الربحية وأفعالها ديمقراطية وقانونية وصالحة
ومستدامة أخلاقياً وتخدم الصالح العام. يجب أن تعامل الجمعية أعضائها على قدم
المساواة ولا يجوز لأعضاء اللجنة التنفيذية التمتع بامتيازات خاصة مقارنة بالأعضاء
الآخرين. تعود أعلى سلطة اتخاذ القرار لأعضاء الجمعية. تنفذ اللجنة التنفيذية
إرادة الأعضاء وهي مسؤولة عن الواجبات القانونية.

العضوية ومناصب الثقة

العضو: في الجمعية ، جميع ألأعضاء متساوون ولهم حق متساو في المشاركة في صنع القرار بالجمعية. يحق للأعضاء
الحصول على خدمات من الجمعيات ، من حقهم أيضًا في عدم المشاركة في أي أنشطة. يحق للأعضاء الاطلاع على وثائق الجمعية ، باستثناء محضر اجتماع اللجنة التنفيذية.

الأعضاء ليسوا ملزمين بتنفيذ الالتزامات التي تعهدت بها الجمعية ، لأن الأعضاء ليسوا مسؤولين عن لقرارات المتخذة في اجتماع الجمعية. يمكن للأعضاء أيضا رفض أي منصب ثقة.

رئيس مجلس الادارة ونائبه: يجب أن يكون عمر رئيس مجلس الإدارة  ونائبه أكثر من 18 عامًا وأن يكون مقيمًا في فنلندا، يجب أن يكون معروفًا بحسن الخلق ، ويجب أن يتمتع بالأهلية القانونية.

 دور الرئيس مهم للأداء اليومي للجنة التنفيذية وللصورة العامة للجمعية. عادة ، يقود الرئيس عمل اللجنة التنفيذية والمسؤولين والموظفين. عادة ما يكونن مسؤول عن تطوير الجمعية والتعامل مع العلاقات الخارجية ، وكذلك يشارك في أنشطة الجمعية الأخرى حسب الحاجة. تشمل الواجبات القانونية لرئيس الجمعية التوقيع نيابة عن الجمعية (ما لم ينص على خلاف ذلك في قواعد الجمعية) .

 

سلطة اتخاذ القرار في الجمعية

اجتماعات مجلس الإدارة: وهي الاجتماعات التي يتخذ بها مجلس الإدارة القرارات و يوافق بها على خطة الجمعية و الأمور المالية، حيث ينفذ بها  القرارات الصادرة في الاجتماع السنوي العام. يختار المجلس نائب الرئيس ، السكرتير ، أمين الصندوق وأصحاب المناصب الخارجية الأخرى. اجتماع مجلس الإدارة يقرر ويحكم عمليات الجمعية اليومية (على سبيل المثال تحويل الأموال وشؤون الأعضاء وما إلى ذلك).

الاجتماع العام السنوي: الاجتماع العام القانوني السنوي للجمعية هو أعلى هيئة لاتخاذ القرار في الجمعية. يجب دعوة جميع الأعضاء إلى الاجتماع خلال الإطار الزمني ، على سبيل المثال قبل أسبوعين من موعد الاجتماع.

بالإضافة لتلك الاجتماعات العادية لمجلس الإدارة ، يوجد هناك ما يسمى بالاجتماع السنوي، والذي يكون مرة واحدة أو إثنان تبعا لحجم الجمعية (مرة واحدة كافي تبعا للقانون الفنلندي)، في هذا الاجتماع يتم تغطية:

  • خطة العمليات المستقبلية للعام القادم 
  • الميزانية للعام القادم 
  • التقرير السنوي للعام السابق
  • البيان المالي للعام السابق
  • بعد ذلك ، ينتخب الأعضاء أي أعضاء جدد لمجلس الإدارة أو تمديد دورة الحاليين مثلا.

اللجنة التنفيذية: تتمتع اللجنة التنفيذية بالسلطة الإدارية وهي مسؤولة أمام الجمعية عن القرارات التي تتخذها. تقوم اللجنة التنفيذية بإعداد خطة عمليات السنة التالية والميزانية للاجتماع العام السنوي. بمجرد الموافقة عليها من قبل الاجتماع العام السنوي ، تكون اللجنة التنفيذية مسؤولة عن تنفيذ الخطة. ومع ذلك ، لا تتمتع اللجنة التنفيذية بسلطة الاختصاص العامة ، وتقوم ببساطة بتنفيذ الخطط التي وضعتها الجمعية. لا يجوز للجنة التنفيذية بأي شكل من الأشكال تغيير القواعد أو خطة العمليات أو الميزانية التي وافق عليها اجتماع الجمعية بشكل مستقل.