إدارة الجمعيات في فنلندا
إن المجتمع المدني الفنلندي هو مجتمع نشيط جدا ومتنوع ونابض بالحياة وشامل، ويعبر عن حرية الأفراد في فنلندا بالتعبير عن أنفسهم، حيث يدل على الديمقراطية والانفتاح وإحترام الاختلافات.
تعتبر الجمعيات واحدة من أشكال التعبير عن المجتمع المدني الديمقراطي، حيث يمكن لأي أشخاص تعيش في فنلندا بإنشاء جمعية على أن تتوفر الشروط الآتية:
- عدد أفراد الجمعية يجب ألا يقل عن ثلاثة أفراد
- هدف الجمعية يجب أن يكون غير ربحي
- يجب أن تهدف الجمعية لرؤية مشتركة هدفها التحسين بالمجتمع
الإدارة السليمة تخلق الأساس لجميع أنشطة الجمعية. يجب أن تكون أنشطة الجمعية غير ربحية وأفعالها ديمقراطية وقانونية وصالحة ومستدامة أخلاقياً وتخدم الصالح العام.
يجب أن تعامل الجمعية أعضائها على قدم المساواة ولا يجوز لأعضاء اللجنة التنفيذية التمتع بامتيازات خاصة مقارنة بالأعضاء الآخرين.
تعود أعلى سلطة اتخاذ القرار لأعضاء الجمعية. تنفذ اللجنة التنفيذية إرادة الأعضاء وهي مسؤولة عن الواجبات القانونية.
مناصب الثقة في الجمعية
تختلف مناصب الثقة تبعا لحجم و مسؤوليات الجمعية، حيث يمكن أن تتنوع المناصب في أي جمعية، إلا أنه يبقى وجود مناصب في كل جمعية هو أمر أساسي، حيث يوجد في كل جمعية رئيس مجلس إدارة، إلا أن لا يوجد في كل جمعية نائب رئيس مجل إدارة، كما يوجد في جمعية عضو مجلس إدارة لكن ليس شرطا تحديد إسمه مثلا مسؤول إتصالات أو مفتش أو سكرتير أو أي منصب آخر.
أعضاء الجمعية
إن جميع الأعضاء متساوون ولهم حق متساو في المشاركة في صنع القرار، يوجد أيضا للأعضاء الحق في الحصول على خدمات من الجمعيات كما يحق لهم عدم المشاركة في أي أنشطة.
يحق للأعضاء الاطلاع على وثائق الجمعية ، باستثناء محضر اجتماع اللجنة التنفيذية.
الأعضاء غير ملزمين بتنفيذ الالتزامات التي تعهدت بها الجمعية ، لأن الأعضاء ليسوا مسؤولين عن القرارات المتخذة في اجتماع الجمعية.
يمكن للأعضاء أيضا رفض أي منصب من الثقة.
رئيس مجلس الإدارة
يجب أن يكون عمر الرئيس ونائب الرئيس أكثر من 18 عامًا وأن يكون مقيمًا في فنلندا.
يجب ألا يكون رئيس الجمعية مدينًا في إجراءات التنفيذ الجارية ، ويجب أن يكون معروفًا بحسن الخلق ، ويجب أن يتمتع بالأهلية القانونية.
دور الرئيس مهم للأداء اليومي للجنة التنفيذية وللصورة العامة للجمعية.
يقود الرئيس عمل اللجنة التنفيذية والمسؤولين والموظفين.
رئيس مجلس الإدارة ونائبة مسؤولين عن تطوير الجمعية والتعامل مع العلاقات الخارجية ، وكذلك يشاركون في أنشطة الجمعية الأخرى حسب الحاجة.
تشمل الواجبات القانونية لرئيس الجمعية التوقيع نيابة عن الجمعية (ما لم ينص على خلاف ذلك في قواعد الجمعية) وتوقيع إشعار بدء التشغيل وأي إخطارات بالتغييرات.
أمين السر
تشمل مهام السكرتير المحددة تسجيل محضر اجتماع اللجنة التنفيذية ، وتقديم الإخطارات إلى السلطات ، وصياغة التقرير السنوي. غالبًا ما يكون السكرتير مسؤولاً أيضًا عن الحفاظ على سجل الأعضاء.
اتخاذ القرار في الجمعية
يجب أن يجتمع أعضاء الجمعية كحد أدنى مرة واحدة في العام و يمكن أن تصل إلى مرتان إذا كانت الجمعية كبيرة.
يتمتع أعضاء الجمعية بأعلى مستوى في صنع القرار ولهم السلطة في الاجتماع العام، حيثيقومون خلال الاجتماع العام بإختيار أعضاء مجلس الإدارة ورئيس مجلس الإدارة.
إجتماع مجلس الإدارة
يكون إجتماع مجلس الإدارة حصرا على أعضاء مجلس الإدارة و ليس أعضاء الجمعية.
ينفذ المجلس القرارات الصادرة في الاجتماع السنوي العام
يختار المجلس مثلا نائب الرئيس ، السكرتير ، أمين الصندوق وأصحاب المناصب الخارجية الأخرى
اجتماع مجلس الإدارة يقرر ويحكم عمليات الجمعية اليومية على سبيل المثال تحويل الأموال وشؤون الأعضاء وما إلى ذلك.
لا يوجد عدد معين لعدد إجتماعته، حيث يكون تبعا لحجم الجمعية كإجتماع شهري مثلا.
أعضاء مجلس الإدارة لديهم أيضا مسؤولية أن يكونوا على علم ومعرفة بجميع المسائل ذات الصلة المتعلقة الجمعية، وهم معرضون لمسائلة قانونية في حال مثلا إفلاس الجمعية، لذلك مسؤوليتهم عالية ويترتب عليها إلتزامات قانونية أيضا.
إذا كنت تحتاج مساعدة أو لديك إستفسار،لا تتردد في الاتصال بمشروع järjestohautomo
المصدر: Järjestöhautomo
Action plan/ Toimintasuunnitelma/ / خطة عمل
تكتب الجمعية كل عام خطة عمل للسنة القادمة تبعا لعمل الجمعية على أن يتم تقييمها والموافقة عليها من قبل مجلس الإدارة. خطة العمل هي أداة للجمعية للالتزام و السير نحو نهج و أهداف معينة.
تعتبر خطة العمل وثيقة مهمة للغاية عندما تتقدم إحدى الجمعيات للحصول على التمويل.
يجب أن تتكون خطة العمل من استراتيجية الجمعية، والأولويات، وأهداف السنة المالية والوسائل الأساسية لتحقيقها، والشراكات الرئيسية وأنماط التعاون ، واكتساب العضوية والمحافظة عليها والتأثير والدعوة.
أثناء كتابة خطة العمل ، يتم وضع الميزانية في نفس وقت خطة العمل.
Toimintakertomus | Annual report/ التقرير السنوي
بعد كل عام من تشغيل الجمعية ، يجب عليك كتابة تقرير سنوي ، والذي تتم مناقشته عادةً في اجتماع الجمعية السنوي وهو جزء من البيانات المالية التي يستخدمها المدقق لتقييم إدارة شؤون الجمعية.
التقرير السنوي هو وثيقة المهمة التي يجب كتابتها حتى لو لم يكن هناك الكثير من النشاط في السنة الأولى.
سيساعدك التقرير السنوي على تقييم ما إذا كنت قد حققت الأهداف المحددة في خطة العمل ، وما لم تحققه ، وما الذي يمكنك القيام به بشكل أفضل للعام المقبل ، وما إذا كنت قد بقيت وتصرفت وفقًا لخطة العمل.
يعمل التقرير السنوي أيضًا كدليل أثناء كتابة خطة عمل جديدة للعام المقبل حتى تتمكن من معرفة الأشياء التي يجب القيام بها بشكل مختلف وما الذي نجح في العام الماضي وكيف يمكنك القيام به بشكل أفضل.
كيفية تنظيم التصويت أو الانتخابات عبر الإنترنت
عندما تمنعك الظروف من مقابلة الأشخاص وجهًا لوجه ، يمكن تنظيم اجتماعات مجلس الادارة عبر الإنترنت.
يمكن تنظيم اجتماعات مجلس الإدارة بأي طريقة يقررها المجلس نفسه ، ويمكن عقدها بالكامل عبر الإنترنت. ومع ذلك ، من المهم أن تقرر مسبقًا كيفية اتخاذ القرارات عبر الإنترنت والتأكد من أنك تستخدم النظام الأساسي المناسب لذلك.
أما بالنسبة للإجتماع الجمعية العامة ، فلا يمكن تنظيمها بالكامل عبر الإنترنت ، ولا يمكن للمصوتين الإنتخاب بها عبر الانترنت إلا إذا سمحت قوانين جمعيتك بذلك.
إذا كنت تنظم جمعية عامة عبر الإنترنت ، فيجب عليك التأكد من أن المشاركين يمكنهم التصويت بأمان ودون الكشف عن هويتهم إذا لزم الأمر. يمكنك أن تجد في الروابط أدناه أدوات مختلفة لتنظيم هذا النوع من الأصوات أو الانتخابات.
طرق للتصويت عبر الإنترنت بالفنلندية:
https://www.kokouskaytannot.fi/etakokoukset/sahkoinen-aanestys/
يمكن التصويت بطرق بسيطة أيضا مثلا من خلال https://www.surveymonkey.com/
يجب التأكد أن الرابط يعمل فقط مرة واحدة للحصول على نتائج دقيقة.
المصدر: Moniheli ry
